NHMB Software
NHMB Software ondersteunt onze boekhouding en maatschappelijk werk met hun cloud product Odoo. Hun sponsoring van 1500 euro aan softwareproducten maakt ons werk mogelijk op een professionele en prettige manier. Hieronder lees je hoe we gebruik maken van Odoo en hoe NHMB ons heeft geholpen.
begin 2022
De software is aan vervanging toe
De huidige software van COC Haaglanden was niet meer geschikt voor het gebruik. De applicaties voor maatschappelijk werk en voorlichting waren slecht onderhoudbaar, haperden regelmatig, en vereisten technische ondersteuning voor simpele rapportages.
Ook het huidige boekhoudpakket was ouderwets en werd niet optimaal benut. We wilden overstappen naar papierloos boekhouden en digitaal declareren zodat het werk eenvoudiger, sneller en locatieonafhankelijk gedaan kon worden. Ook met het oog op de toekomst wilden we het werk van onze geliefde boekhouder zo leuk mogelijk houden!
de nieuwe kern van het coc
Het nieuwe pakket is een vervanger voor boekhouding, maatschappelijk werk en gsa/voorlichting administratie.
Maatschappelijk werk
Maatschappelijk werk kan door deze investering cliëntgegevens makkelijk en veilig opslaan, afspraken inplannen en notities bijhouden, en zelfstandig simpele rapportages draaien zonder persoonsgegevens vrij te geven.
Boekhouding
We willen digitaal declareren en de overstap maken naar papierloos boekhouden, zo verdwijnt een hele kast aan privacygevoelige documenten uit ons kantoor en staat deze veilig en inzichtelijk in de cloud. Met dit systeem kunnen vrijwilligers en coördinators in hun eigen online omgeving al hun declaraties inzien, klaarzetten, (laten) goedkeuren, en versturen naar de boekhouding.
voorlichting en gsa
Voorlichting kan school- en GSA-gegevens bijhouden in één centraal systeem. Zo kunnen facturen in een handomdraai worden aangemaakt en is voor iedereen duidelijk wat de laatste status is. Met wie was het laatste contact? Is de factuur betaald? Minder e-mails en gokken, meer zekerheid en rust.
fase 1
Maatschappelijk werk
Maatschappelijk werk is een complexe casus voor nieuwe software. Een EPD is te complex en omvangrijk voor ons gebruik, maar de privacy is wel van uiterst belang.
simpel en veilig
De Odoo oplossing van maatschappelijk werk is volledig aangepast aan onze wensen en behoeftes. Zo werd het systeem simpel, krachtig, maar ook uiterst veilig! Controle over de details, van knop tot database, geeft ons rust en zekerheid.
Training
Het is even wennen, een nieuw systeem. Daarom is het heel fijn om een betrouwbare partner te hebben die van grote lijnen tot details kan uitleggen hoe het zit en eventuele vragen of problemen gelijk op kan pakken.
ondersteuning
Systeembeheer is een vrijwillige positie, maar maatschappelijk werk moet door kunnen. Doordat NHMB op de achtergrond aanwezig is kan ik het met een gerust hart overdragen.
Welkom bij odoo
De migratie naar Odoo van het oude systeem was eenvoudig door het maatwerk, de training en begeleiding, en de gebruiksvriendelijke tools die standaard in Odoo zitten. Zo konden we na de oplevering al snel aan de slag!
Fase 2
Oplevering Digitaal Declareren
Sinds begin 2023 werkt COC Haaglanden in een nieuw boekhoudpakket, Odoo. Ondersteund door NHMB Software hebben boekhouding en systeembeheer de taak opgepakt om digitaal declareren mogelijk te maken voor vrijwilligers.
Allereerst, wat is digitaal declareren en waarom?
Tot begin dit jaar vond alle administratie op papier plaats: formulieren, bonnetjes, handtekeningen, mappen, etc.
Dat had zo zijn voordelen, het was makkelijk om aan te leveren en heel tastbaar.
Toch ontstonden er problemen omdat er steeds meer gedeclareerd werd:
– De administratie werd steeds groter en moeilijker om brand en privacybewust in de kluis te houden.
– Het overtypen, invoeren en verwerken van declaraties vereiste steeds meer tijd
– Gegevens voor verantwoording en bijsturing zaten in een veelvoud aan mappen, waardoor werkgroepen niet wisten wat hun budget nog was, waar ze hun uitgaven voor hadden gebruikt, en de penningmeester kon niet zien hoe het liep met de financiën.
Dus, digitaal declareren
Door declaraties en bonnen online aan te leveren komen declaraties nu direct in de boekhouding terecht.
Zo staat alles veilig en versleuteld online, wordt het werk van onze boekhouder minder zwaar en weten we beter waar we financieel staan.
Ook voor vrijwilligers is het fijn, iedereen kan declaraties gewoon vanuit huis regelen en krijgt een mailtje als het is betaald!
Sinds de introductie van het nieuwe boekhoudsysteem zijn er al veel onnodige kostenposten gedetecteerd en bespaard, zijn onze financiële gegevens snel en eenvoudig online beschikbaar en is de meerwaarde van onze boekhouding enorm gestegen!
Reacties op Odoo
De samenwerking met Niels en Martin is ontzettend fijn. Een nieuw boekhoudpakket is altijd even wennen, maar we komen er samen goed uit!
Bert
Boekhouding
Heel fijn dat we nu digitaal kunnen declareren, nu hoef ik niet meer naar het COC te fietsen voor een handtekening of te priegelen met een PDF in een e-mail.
Marnix
Vrijwilliger
Odoo is een toekomstbestendig platform waarop we als vereniging verder kunnen bouwen samen met een betrouwbare partner. Het geeft mij veel rust en zekerheid dat we ondersteuning hebben, ook als ik er even niet ben!
Timo
Systeembeheer