Secretaris

Kun jij overzicht houden als geen ander? Vind je het leuk om dingen uit te zoeken en orde en structuur aan te brengen? COC Haaglanden is op zoek naar een nieuwe secretaris! Als secretaris heb je een centrale positie in de vereniging, want zonder structuur en overzicht is het schip stuurloos. Je vindt het leuk om van veel zaken op de hoogte te zijn en werkt gemakkelijk samen met uiteenlopende mensen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor leden en medewerkers en denkt en beslist mee over de koers van de vereniging. Klinkt dit als jouw uitdaging? Lees dan snel verder!

Taken: 

– Het uitschrijven van de bestuurs- en ledenvergaderingen;

– Opstellen van de agenda en notulen van deze vergaderingen en bewaking van de uitvoering van de

actiepunten;

– Behandeling van ingekomen post en e-mail in samenwerking met de administratief medeweker;

– Samen met andere bestuursleden aansturen van onze vier betaalde medewerkers;

– Meewerken in het proces van het opstellen van het meerjarig beleidsplan en bestuursplan

 in samenwerking met de overige bestuursleden;

– Relatiebeheer, waaronder het bijhouden van het vrijwilligersbestand en de ledenadministratie;

– Toezicht houden op dat besluiten van het bestuur en de door de vereniging ondernomen

activiteiten niet in strijd zijn met de statuten en het huishoudelijk reglement;

– Het bijhouden van de administratie en het archief van de vereniging.

Positie in de organisatie:

Samen met de voorzitter en penningmeester vormt de secretaris het dagelijkse bestuur van de vereniging. Hoewel bepaalde uitvoerende taken kunnen worden gedelegeerd aan andere enthousiastelingen binnen de club, blijft de secretaris eindverantwoordelijk voor statutaire en administratieve zaken.

Vanuit de functie is de secretaris eerste aanspreekpunt voor de leden, vrijwilligers en medewerkers.  Het is dan ook van belang, dat de secretaris in staat is om op verschillende niveaus soepel en effectief te communiceren.

Profiel:

De ideale secretaris

·       Behoort tot de doelgroepen van het COC en is lid van de vereniging of bereid dat te worden;

·       Herkent zich in de visie, missie en doelstellingen van de vereniging;

·       Heeft bij voorkeur ervaring in een soortgelijke functie of relevante beroepsmatige ervaring;

·       Heeft goede contactuele en communicatieve vaardigheden;

·       Is enthousiasmerend, collegiaal en samenwerkingsgericht;

·       Heeft goede administratieve en organisatorische vaardigheden;

·       Is nauwkeurig en integer.

Tijdsinvestering, onkosten en andere bijzonderheden:

Deze bestuursfunctie kost ongeveer 6-8 uur per week (indicatief). De tijd is zelf in te delen. Als secretaris ben je beschikbaar voor de noodzakelijke vergaderingen en overleggen. Het bestuur vergadert om de week op woensdag. De secretaris wordt in functie gekozen door de Algemene Ledenvergadering voor de duur van 2 jaar. De functie is onbezoldigd. Reis- en onkosten worden vergoed volgens de onkostenregeling van de vereniging.

Als vrijwilliger bij het COC is een Verklaring Omtrent Gedrag een vereiste. 

Hoe solliciteer je: Hoe start je dit avontuur? Stuur jouw motivatie per mail naar secretaris@cochaaglanden.nl. Uit de binnengekomen reacties maken we een selectie van kandidaten met wie we een intakegesprek zullen voeren.